Un hotel ipotetic de 30 de camere duble, clasificat la trei stele și dotat cu spălătorie proprie, are nevoie de aproximativ 90 de seturi de lenjerie de pat, 90 de garnituri de prosoape și 60 de protecții de saltea. Cifrele decurg din regula celor trei seturi pe pat și se modifică imediat ce se schimbă ritmul de înlocuire a lenjeriei sau locul în care aceasta se spală.
Unitatea din acest exemplu nu există. Este un caz construit, preluat din calculul pe care îl prezintă producătorul Brodank pe site-ul său. Scenariul îi ajută pe administratorii și pe directorii de cazare aflați înaintea primei dotări, sau înaintea trecerii la o categorie superioară, să vadă cum se transformă o regulă de housekeeping într-un număr de bucăți așezate pe raft.
Punctul de plecare: trei stele, spălătorie proprie, schimbare la trei zile
Hotelul imaginat are 30 de camere duble, fiecare cu un pat matrimonial, deci 30 de paturi. Lenjeria se spală în incinta hotelului, iar la sejururile lungi se schimbă o dată la trei zile. Regula de bază folosită în calcul este de trei seturi pentru fiecare pat: unul întins pe pat, unul aflat în circuitul de spălare și unul curat, pe raft. Treizeci de paturi înmulțite cu trei dau 90 de seturi. Aceeași logică se aplică prosoapelor, de unde cele 90 de garnituri.
De ce trei și nu două? Cu două seturi, orice întârziere la uscător sau la calandru lasă o cameră fără lenjerie curată exact în ziua în care sosește un grup. Al treilea set este tamponul care desparte ritmul spălătoriei de ritmul recepției.
De ce se numără paturile, nu camerele
O greșeală frecventă la prima dotare este înmulțirea numărului de camere cu trei. O cameră twin are două paturi și consumă două seturi la fiecare schimb. Dacă zece dintre cele 30 de camere ale hotelului ipotetic ar fi twin, unitatea ar avea 40 de paturi, iar necesarul ar urca de la 90 la 120 de seturi, la același ritm de schimbare. Reperele date pe site sunt ușor de reținut: 10 paturi înseamnă 30 de seturi la trei schimburi și 40 la patru, iar 50 de paturi înseamnă 150, respectiv 200.
Tot aici intră paturile suplimentare, dacă se vând ca locuri de cazare. Fiecare are dimensiunea lui de cearceaf și se trece separat în inventar, pentru că un set de pat matrimonial nu poate ține locul unuia de pat single.
Ritmul de schimbare care stă în spatele calculului
O regulă nu admite excepții: la fiecare check-out se schimbă toată lenjeria de pat, indiferent dacă oaspetele a stat o noapte sau zece. Protecția de saltea se schimbă și ea dacă are vreo urmă. Diferențele între categorii apar la sejururile lungi. În practica descrisă de articolul Brodank, lenjeria se înlocuiește la trei zile la hotelurile de trei stele, la două zile la cele de patru stele și zilnic la cele de cinci stele.
Ca minim orientativ, același articol citează criteriile de clasificare a structurilor de primire turistice (Ordinul ANT nr. 65/2013, cu modificările ulterioare): lenjeria se schimbă cel puțin la trei zile la trei stele și la două zile la patru și cinci stele, iar peste acest minim practica diferă de la o unitate la alta. Trimiterea este redată aici așa cum apare pe site. Înainte de a-și fixa procedurile, conducerea hotelului are tot interesul să verifice la autoritatea competentă normele aflate în vigoare, pentru că acestea se pot modifica.
Hotelul trece la patru stele: stocul urcă spre 120 de seturi
Dacă proprietarul hotelului ipotetic renovează și solicită clasificarea la patru stele, lenjeria se va schimba la două zile în loc de trei. Aceleași 30 de paturi produc acum mai multe schimburi pe săptămână, iar spălătoria primește zilnic un volum mai mare. Trei seturi pe pat nu mai acoperă vârfurile, așa că stocul urcă la patru schimburi pe pat, adică spre 120 de seturi.
Diferența de 30 de seturi nu este un moft. Ea acoperă zilele în care plecările se suprapun cu schimbările programate ale sejururilor lungi. Fără ea, guvernanta ajunge să aștepte lenjeria caldă de la calandru ca să poată preda camerele. Pe scurt, cele trei situații arată așa:
- trei stele, schimbare la trei zile, spălătorie proprie: trei seturi pe pat, circa 90 de seturi;
- patru stele, schimbare la două zile: patru seturi pe pat, circa 120 de seturi;
- schimbare zilnică sau spălătorie externă: patru–cinci seturi pe pat, adică 120–150 de seturi.
Ce se schimbă când spălătoria este externalizată
O spălătorie externă ridică și aduce textilele după propriul program, iar lenjeria lipsește din hotel două-trei zile. În acest interval, paturile trebuie făcute din ce există pe raft. Minimul urcă de aceea la patru sau cinci seturi pe pat, la fel ca în cazul schimbării zilnice. Pentru cele 30 de paturi din exemplu, asta înseamnă între 120 și 150 de seturi, chiar dacă hotelul rămâne la trei stele. Decizia de externalizare se ia, prin urmare, cu tot cu stocul suplimentar pe care îl presupune.
Rezervele pentru piesele care se spală rar
Pilotele și pernele nu intră în circuitul zilnic, dar se spală și ele periodic. Dacă hotelul are exact câte o pilotă pentru fiecare pat, spălarea uneia scoate camera din uz până la uscarea completă. Recomandarea este o rezervă de circa 10% la pilote și la perne. Pentru protecțiile de saltea, reperul este de două bucăți pe pat, de unde cele 60 din calculul inițial: una pe saltea, una gata de pus imediat după un incident.
De la calcul la comandă
Cu cifrele stabilite, urmează calendarul. Potrivit paginii de livrare a Brodank, producția durează uzual 7–21 de zile lucrătoare, la care se adaugă 1–3 zile lucrătoare pentru expediere, iar broderia prelungește termenul cu 5–10 zile lucrătoare. Pentru sezonul estival, recomandarea site-ului este ca dotarea să fie comandată până în aprilie. Un hotel care își programează reclasificarea are deci motive să trimită cererea din timp, cu numărul de paturi și cu dimensiunile reale ale saltelelor.
Explicația completă a regulilor, cu exemplul celor 30 de camere, se află în articolul Brodank despre cât de des se schimbă lenjeria într-un hotel și despre felul în care se calculează stocul. Un detaliu util pentru anii următori: producătorul păstrează fișa tehnică a comenzii, astfel încât seturile adăugate la trecerea de la 90 la 120 să fie identice cu cele aflate deja pe paturi. Administratorul care pornește de la numărul de paturi, de la ritmul de schimbare și de la tipul de spălătorie ajunge la o cifră pe care o poate apăra în fața proprietarului, fără stoc mort și fără camere blocate.
